メールは、送信ボタンを押す前に何を確認する？

問題：仕事や家族へのメールを送る前に、最初に確認する組み合わせとして適切なのはどれでしょう。

  1. 宛先、Cc・Bcc、添付ファイル、本文の個人情報
  2. 文字の色だけ
  3. 送信後に間違いがないことを祈る

答えは Aです。メールは一度送ると、相手の受信箱や転送先に残ることがあります。送信前に、誰へ何を送るのかを確認します。

メールの事故は、宛先・添付・本文の3か所で起きる

メールの誤送信は、名前が似た別の人を候補から選ぶ、Ccに本来見せない相手を入れる、別のファイルを添付する、本文に個人情報を残す、といった操作で起きます。

Ccは、ほかの受信者にも宛先を見せて送る欄です。Bccは、ほかの受信者に宛先を見せずに送る欄です。使い方を間違えると、メールアドレスや関係者の情報を意図せず共有することがあります。

送信前は、上から下へ順番に確認する

  1. 宛先：名前だけで選ばず、メールアドレスの綴りとドメインを確認する。
  2. Cc・Bcc：全員に見せてよい相手か、宛先を隠す必要があるか確認する。
  3. 件名：内容と合っているか、個人情報を件名に書いていないか確認する。
  4. 本文：宛先、日付、金額、個人情報、引用部分を確認する。
  5. 添付：ファイル名、内容、宛先、共有権限を確認する。

OneDriveやGoogleドライブなどのリンクを送る場合は、リンク先の共有権限も確認します。「リンクを知っている全員」が見られる設定になっていないか、受信者が編集できる設定になっていないかを見直します。

宛先候補の名前だけで選ばない

メールアプリは、過去に送った相手や連絡先から宛先候補を表示します。似た名前の相手を選ぶ可能性があるため、重要なメールでは候補を選んだあと、表示されたメールアドレス全体を確認します。

初めて送る相手、個人情報やお金に関わる内容、複数の人に送る内容では、宛先を手入力するだけで安心しません。相手から指定された連絡先か、公式に確認できるアドレスかを別の方法でも確認します。

添付ファイルと共有リンクは、送る相手を限定する

Outlookでは、ファイルを添付する代わりにOneDriveのリンクを送る方法があります。リンク共有は便利ですが、アクセス権限が受信者に合っているか確認してから送ります。添付ファイルの安全な扱い方は「メールの添付ファイルを開く前に」も参照してください。

Gmailの送信取り消しは、送信をなかったことにする機能ではない

以下はパソコンのブラウザ版Gmailの手順です。Gmailアプリでは同じ設定項目が表示されないことがあるため、送信取り消し時間の設定はパソコンのブラウザ版Gmailで確認します。

Gmailには、送信直後に表示される「取り消し」を押して、送信を取り消せる機能があります。設定では、取り消せる時間を5、10、20、30秒から選べます。

  1. Gmailの設定を開く。
  2. 「すべての設定を表示」を選ぶ。
  3. 「送信取り消し」の時間を確認する。
  4. 送信後に間違いに気づいたら、表示された「取り消し」をすぐ押す。

送信取り消しは、設定した短い時間の間に操作する機能です。相手がすでに読んだメールを取り戻す機能ではありません。重要な内容では、送信取り消しを頼りにせず、送信前の確認を行います。

間違えて送った場合は、早く正直に連絡する

  1. Gmailの「取り消し」が表示されていれば、すぐに押す。
  2. 取り消せなければ、誤送信した相手へ削除や破棄を依頼する。
  3. 個人情報、カード情報、パスワード、認証コードを送った場合は、関係するサービスや会社へ相談する。
  4. 共有リンクを送った場合は、アクセス権限を確認して停止する。
  5. 同じ事故を防ぐため、宛先候補の整理や送信前確認を見直す。

パスワードや認証コードをメールで送るよう求められても、通常は応じません。相手を名乗るメールが本物か迷ったときは、メールの返信ではなく、公式窓口を自分で確認します。

今日できる3つの確認

送信取り消しは最後の保険です。送信前に「誰に、何を、どの範囲で見せるか」を確認する習慣が、誤送信を減らします。

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